こんにちは。
吉野真由美(よしのまゆみ)です。
相手の携帯や自宅に電話をかける場合、
つながらず留守番電話にきりかわることがありますよね。
その際、あなたはどうしていますか？
つながらないからブチっと切るか、もしくは、
何かひと言留守番電話にメッセージして切るか。
果たして、どのようなことに気をつけたらいいのでしょうか？
そこで今回は、営業職なら知っておきたい
気の利く留守番電話とEメール活用法というお話をしていきます。
電話対応の多い営業マンの方は、ぜひ参考にしてみてください。
留守番電話で気をつけたい２つのポイント
留守番電話ですが、２つのポイントで気をつけることが重要です。
- タイミング
- メッセージの内容
基本的に、1回目の電話をして相手が出なかった場合には、
- 自分の会社名
- 名前
- 用件
をきちんと伝えるメッセージを入れます。
そして、何月何日、何曜日の何時に、
そのメッセージを残したのか、ときちんとメモしておきます。
何度も頻繁に留守番電話を残し続けてしまわないためにです。
また、次にメッセージする日時も注意が必要です。
私は、最初に用件とともに
留守番電話を残したのであれば、最低7日後と決めています。
その際は、1回目の電話をかけたときに
留守番電話にメッセージを入れているので、
何度も同じことを吹き込む必要はありません。
相手は、
「あ～、こないだ言っていた件で、また電話くれたんだな」
と思ってくれるはずです。
7日間に1度、このペースが、相手にも無理なく、
喜ばれる留守番電話のメッセージの残し方でしょう。
Eメールでアポを取るのは失礼？
アポを取る手段は「電話だけである」と考える必要はありません。
結果として、目的を明確にした、
日時を指定したアポイントがきちんと取れることが大切です。
そのための手段として、
以前会ったことのある方、すでに面識のある方に対して、
メールでのアポ取りするのは何ら問題はないでしょう。
あるとき、私のところにこんなメールが来ました。
企業からきた”とある”メール
先日～～～の会で、○○株式会社の△△さまより、ご紹介いただきました
ＸＸＸＸ株式会社の○○○○（フルネーム）と申します。
弊社では「～～～～～」という理念のもと、
～～～～～の事業を行っています。
御社の○○○○をサポートさせていただくことで
ますますのご発展に寄与できるのではないかと思い
メールさせていただきました。
弊社としては双方向で末永いお付き合いを希望しています。
お忙しいところ恐縮ですが、一度お伺いさせてください。
日程につきまして、
３月２２日（木）１４：３０ １６：００ １７：３０
２６日（月）１６：００ １７：３０
２７日（火）１１：００ １４：３０ １６：００ １７：３０
などはご都合いかがでしょうか？
あるいは日程が合わないようであれば上記日程以降でも 調整可能です。
ご希望の日時をお知らせください。
不要なご案内でしたら、お手数をおかけいたしまして
申し訳ありません。
お返事お待ちしております。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
…………………………………………………………………
■○○○○株式会社
○○事業部○○○○
連絡先
メールならではのメリットもある
メールの良いところは、24時間いつでも確認することができますし、
世界中どこにいても、返信したければすぐにできる、ということです。
そして、興味があれば返信で反応すればよいのです。
先述のメールをもらったとき、内容を読み、
それが私にとっては興味のあることだったので、返信し面談にいたりました。
ただし、これは、まったくの新規の方へ、というよりかは、
人からのご紹介などで1度は面談したことのある方に対してのみ行うのが得策でしょう。
3.まとめ：留守番電話とEメールを使い分けよう！
今回は、留守番電話とメールの活用方法についてお話ししてきました。
基本的には、電話は新規顧客へ。
メールは一度以上あったことがある方へ行うのがベターです。
でも、時にどうしたら良いかわからないケースが出てくるかもしれません。
そういった時は、相手の立場に立って考えるようにしましょう。
マナーとは、常に、相手の立場にたって
それが快適であるかどうかを基準に判断すればよいのですから。
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