営業ビジネスマナーのコツ24「気の利く留守番電話とEメール活用法」

写真 写真

こんにちは。
吉野真由美(よしのまゆみ)です。

相手の携帯や自宅に電話をかける場合、
つながらず留守番電話にきりかわることがありますよね。

その際、あなたはどうしていますか?

つながらないからブチっと切るか、もしくは、
何かひと言留守番電話にメッセージして切るか。

果たして、どのようなことに気をつけたらいいのでしょうか?

そこで今回は、営業職なら知っておきたい
気の利く留守番電話Eメール活用法というお話をしていきます。

電話対応の多い営業マンの方は、ぜひ参考にしてみてください。

留守番電話で気をつけたい2つのポイント

留守番電話ですが、2つのポイントで気をつけることが重要です。

  1. タイミング
  2. メッセージの内容

基本的に、1回目の電話をして相手が出なかった場合には、

  • 自分の会社名
  • 名前
  • 用件

をきちんと伝えるメッセージを入れます。

そして、何月何日、何曜日の何時に、
そのメッセージを残したのか、ときちんとメモしておきます。

何度も頻繁に留守番電話を残し続けてしまわないためにです。

また、次にメッセージする日時も注意が必要です。

私は、最初に用件とともに
留守番電話を残したのであれば、最低7日後と決めています。

その際は、1回目の電話をかけたときに
留守番電話にメッセージを入れているので、
何度も同じことを吹き込む必要はありません。

相手は、
「あ~、こないだ言っていた件で、また電話くれたんだな」
と思ってくれるはずです。

7日間に1度、このペースが、相手にも無理なく、
喜ばれる留守番電話のメッセージの残し方でしょう。

Eメールでアポを取るのは失礼?

アポを取る手段は「電話だけである」と考える必要はありません。

結果として、目的を明確にした、
日時を指定したアポイントがきちんと取れることが大切です。

そのための手段として、
以前会ったことのある方、すでに面識のある方に対して、
メールでのアポ取りするのは何ら問題はないでしょう。

あるとき、私のところにこんなメールが来ました。

企業からきた”とある”メール

先日~~~の会で、○○株式会社の△△さまより、ご紹介いただきました
XXXX株式会社の○○○○(フルネーム)と申します。

弊社では「~~~~~」という理念のもと、
~~~~~の事業を行っています。

御社の○○○○をサポートさせていただくことで
ますますのご発展に寄与できるのではないかと思い
メールさせていただきました。

弊社としては双方向で末永いお付き合いを希望しています。
お忙しいところ恐縮ですが、一度お伺いさせてください。

日程につきまして、

3月22日(木)14:30 16:00 17:30
26日(月)16:00 17:30
27日(火)11:00 14:30 16:00 17:30

などはご都合いかがでしょうか?

あるいは日程が合わないようであれば上記日程以降でも 調整可能です。
ご希望の日時をお知らせください。

不要なご案内でしたら、お手数をおかけいたしまして
申し訳ありません。

お返事お待ちしております。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
…………………………………………………………………
■○○○○株式会社
○○事業部○○○○
連絡先

メールならではのメリットもある

メールの良いところは、24時間いつでも確認することができますし、
世界中どこにいても、返信したければすぐにできる、ということです。

そして、興味があれば返信で反応すればよいのです。

先述のメールをもらったとき、内容を読み、
それが私にとっては興味のあることだったので、返信し面談にいたりました。

ただし、これは、まったくの新規の方へ、というよりかは、
人からのご紹介などで1度は面談したことのある方に対してのみ行うのが得策でしょう。

3.まとめ:留守番電話とEメールを使い分けよう!

今回は、留守番電話とメールの活用方法についてお話ししてきました。

基本的には、電話は新規顧客へ。
メールは一度以上あったことがある方へ行うのがベターです。

でも、時にどうしたら良いかわからないケースが出てくるかもしれません。

そういった時は、相手の立場に立って考えるようにしましょう。

マナーとは、常に、相手の立場にたって
それが快適であるかどうかを基準に判断すればよいのですから。

スマホでここをクリック!【無料のLINE講座】「営業のコツ」を友達追加して受け取る!

関連記事:営業ビジネスマナーのコツ23「成功を掴む2つのマナー」

関連記事:営業ビジネスマナーのコツ22「メリットが伝わる!営業アポ取りトーク例」

関連記事:営業ビジネスマナーのコツ21「今求められているアポ取り方法」とは?」

関連記事:営業ビジネスマナーのコツ20「絶対にNG!」営業十戒②」

関連記事:営業ビジネスマナーのコツ19「絶対にNG!」営業十戒①」

関連記事:営業ビジネスマナーのコツ18「女性営業の身だしなみ総まとめ」

関連記事:営業ビジネスマナーのコツ17「女性営業に相応しい化粧と髪型」

関連記事:営業ビジネスマナーのコツ16「服装のレベルチェック②女性編」

関連記事:営業ビジネスマナーのコツ15「営業のプロが教えるレベル2・3の服装」

著者一覧

吉野真由美
こちらがオススメの書籍です
全国の企業にて、講演、営業研修、営業コンサルを開催しています。

セミナー写真

吉野真由美 プロフィール

吉野真由美とは?

吉野真由美

吉野真由美プロフィール

プレゼン話し方研究所株式会社 代表取締役 日本テレアポ検定協会 代表 国際医療経営学会 代表 日本プロスピーカー協会 認定プロスピーカー 選択理論心理学会員 ドクター佐藤富雄「口ぐせ理論実践塾」 認定講師

写真
写真
写真

「営業大学」学長、営業コンサルタント、プロ講演者、営業研修講師、 同志社大学経済学部在学中は、応援団チアリーダー部に所属。応援団副団長を務めスタッフのモチベーションアップを体得。 卒業後、生命保険、コンピューターの営業を経て、世界最大手の英語教育会社に入社。 約100万円の英語教材をどんどん即決契約し、3ヶ月でトップセールスとなり、営業管理職に昇進。自ら培った営業のセールストークを部下に教えたところ、 ゼロから立ち上げた営業組織を、5年間で売上20倍に(年商約20億に)拡大し、最年少で役員に昇格。 日本プロスピーカー協会、認定プロスピーカー試験に過去最高得点で合格(2005年5月現在)。 2005年、英語教育会社を退き、企業研修と営業コンサルティングのプレゼン話し方研究所(株)を設立。 代表取締役社長に就任。 「営業のカリスマ」、「テレアポの女神」と言われ、営業研修や講演が人気に。 企業での営業研修や講演は約2000回、受講者は30000人以上となる。 2013年1月、DVDやCD、ネットでのビデオ講座配信や、リアルなセミナーで営業が学べる 「営業大学」を開校し、ビジネスマンや経営者の業績拡大をサポートし、 全国の受講者やファンから強い支持と高い評価を得ている。 ビジネス書でも、アマゾン総合1位、紀伊國屋新宿本店ビジネス書ランキングで1位のベストセラー 「商品がなくても売れる魔法のセールストーク」(ダイヤモンド社)を始めとする 24冊の著書を発表し、うち6冊は海外にも翻訳出版され注目を集める。 新著「営業するなら人の財布を心配するな!」が、アマゾンのセールス・営業部門で1位になるなど、 高い評価を得ている。

【営業研修・講演の専門分野】 テレアポ、電話営業、セールストーク、モチベーションアップ、プレゼンテーション、 ビジネスマナー、クロージング

メルマガ登録

写真 写真