営業マンが「受付・会議室・応接間」で恥を掻かないためのマナーとは？

こんにちは。吉野真由美(よしのまゆみ)です。

ビジネスシーンでは、
場面に応じて様々なマナーがあります。

特に、日本という国では「マナーはできて当たり前といった風潮」がありますね。
知らなかったでは通用しない、なんてケースもあります。

あなたは、どのような場面でも
しっかりとしたマナーをする自信がありますか？

そこで今回は、
「受付」と「会議室・応接間」で覚えておきたいマナーについて、
お話ししていきたいと思います。

少しでも不安がよぎった方は、この機会にしっかり学んでおきましょう！

受付の電話から、すでにビジネスは始まっている！

最近では、受付に電話が設置してあるところが増えてきましたね。

自ら担当部署に電話をかけ、呼び出してもらうわけですが・・・。
この段階では、多くの方が気を抜いたままなのではないでしょうか？

そのため、自分の名前と会社名だけ答えるだけの方や、
仕事のエンジンかかっておらず、ボソボソと話ている方もいらっしゃいます。

しかし、実はこの時すでに、ビジネス上の出会が始まっているのです。

受付の方をはじめ社内の人というものは、
”誰がどんな話し方だったのか”印象をよく記憶しているものですし、
アポを取った相手に、あなたの印象とともに伝えることがあります。

その時に、
「ちょっと暗くて低い声で、よく聞こえませんでした。
ボソボソ陰気な感じの方みたいです。」
と伝えられたら、あなたの第一印象は最悪です。

”受付においてある電話だから”と高をくくらず、
イキイキした明るく、聡明な印象を与えるように努力しましょう。

「○○部の○○様に、○時のお約束で参りました。
○○株式会社の○○と申します。」と明確に伝えるぐらいが丁度良いですね。

会議室・応接室で気をつけたいマナー

さて、受付が終わると、会議室や応接室に通されるかと思います。

ですが、席に座るまででも、たくさんのマナーがあります。

まず、入室時。
立ち止まって「失礼いたします」といってから入ります。

これは、皆さん良くご存知だと思います。

でも、”どこに座れば良いのか？”。

このことに関しては、不安な方も多いのではないでしょうか。

どこに座れば良い？席に関するマナー

”どこに座ったらいいのか”ということですが３つの方法があります。

①すすめられた場所に座る

こちらが来客者の場合、社内の方は上座をすすめられるでしょう。

その場合は、そのまま上座で待ちます。

すでにお取引があったり、
双方対等にメリットがある立場であるのであれば、
これでいいでしょう。

②いったん下座に座って待つ

初めての訪問の場合、いきなり上座に座って待つのは気が引けます。

その場合は、いったん下座に座っておき、面談の相手がいらっしゃるのを待つ。

その後、上座をすすめられてから上座にすわりなおす。という流れです。

③立ったまま待つ

立ったまま待ち、面談の相手が来て、すすめられて初めて座る。

これが、もっとも丁寧な対応となります。

面談が初回であり、
こちらが営業で先方が目上の方なのであれば、
３をオススメいたします。

上座？下座？間違えないように図で確認！

上座と下座。

何となく聞いたことはあるものの、少し不安・・・。

そんな方のために、基本的な上座、下座に関する図を用意しました。

この機会で覚えてしまいましょう！

〜ポイント〜
一般的に、３つのポイントで上座を判断します。

1. 入り口から遠い席
2. 絵がある場合は、絵を正面から見ることのできる席
3. 長椅子がお客様用、肘掛け椅子が社内用

待っている間にしておくべきこと

相手を待つ間は、挨拶と面談で使う資料を準備しておきましょう。

テーブルの上に、名刺入れと、最初にお出しする資料を整えておきます。

お茶などを出していただいた場合には、
面談者が来るまで飲まない、というのが一般的です。

相手がいらっしゃったら。〜好印象を与える対応〜

最後に、相手がいらっしゃった時の対応についてお話しします。

立って待つ場合は、かばんは床においてかまいませんが、
座って待つ場合には、入室されたらすぐに立ち上がり、挨拶します。

また、かばんやコートの置き場所にも気をつけるのでしたね。

かばんは床におきます。

間違っても、椅子やテーブルの上にはおきません。

そして、コートはたたんで、そのかばんの上に置くのがマナーです。

営業で行くのであれば、たとえすすめられても、
先方の応接室にあるコートかけやハンガーにかけるのは遠慮しましょう。

常に見られている意識を持ち、万全の対応を

今回は、受付・会議室・応接間での基本的なマナーについてお話ししてきました。

たとえ一瞬の気の緩みであっても、相手に態度として示してしまったら、
それがあなたの印象として映ってしまいます。

誰しもが、相手に対して良い印象を持たれたいものです。

「仕事をしている間は常に見られているのだ」という意識を心がけ、
凛とした気持ちで仕事をするようにしてくださいね。

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