前回記事では、出会いを一生物する
コミュニケーションの基礎を学んでいただきました。

では、早速本題に入っていきましょう。

まだ前回記事を読んでないという方は、
一度読んでから、こちらのページに戻ってきてくださいね。

会った後に行うべきコミュニケーション

出会った後に行う最適なソフトコミュニケーションの方法。

それは、

• ハガキ
• Ｅメール

のどちらかです。

この理由は実例を見た方がわかりやすいので、
私の実例を参考に確認してみましょう。

ハガキでのコミュニケーションとは？

過去に私は、ハガキを出すことで、
ずいぶん成功体験をしてきました。

私が新人営業だったころ、面談し、交渉した後、
なかなか電話をしてもお忙しくてお話できないＮ証券の部長あてに、
ハガキを書いた時のことです。

何と、ハガキを受け取ったN証券の部長は、
ハガキを出すことのマメさ、律儀さを高く評価してくださり、
結果としてご契約を結んでくださったのです。

他にも、成功体験はありますが、
ハガキの有効さは、非常に大きいと感じます。

どのようなハガキを用意すべきか？

「私はハガキではなく、文字をたくさん書きたいので手紙を出そう！」
と思われるかもしれませんが、私はハガキを勧めます。

なぜなら、開ける手間なく、瞬時に目を通すことができますからね。

また、仕事で使うとはいえ、
多少は自分の趣味も匂うようなハガキであってもかまいません。

私は、常にちょっと上品な絵や写真のついたハガキを用意しましたし、
旅行先や出張先で、「いいな〜」と思ったものを購入し、
後に出会う方のために用意していたものです。

その際は、相手に少しでも美しいものを見ていただき、
「心豊かな時間を過ごしていただければ！」という気持ちや配慮も忘れませんでした。

こうした配慮は、意外にも自然と伝わるもので
「素敵なハガキをどうもありがとう」などと、返事をいただけることもありました。

この方との出会いは、一生物へと繋がったというのは言うまでもありません。

どのような文面を書くべきか？

さてハガキの文面は、簡潔でかまいません。

ただ、売り込みに終わらず、相手の言葉に感銘を受けたことや、
先方のより良い未来や発展を祈る気持ちが込められていることが大切です。

私は、このような文面を書いて喜ばれました。
——————————————————————————————————

〇〇会社　部署名、役職名、○○○○さま
先日は、～～の件でお時間をいただきましてどうもありがとうございました。

〇〇さまがおっしゃった、「～～～」という言葉にたいへん感銘を受けました。

わたくしＸＸはまだまだ勉強中の身ですが、△△にむけて、努力して参りたいと思います。

今後ともご指導、ご鞭撻のほどどうぞよろしくお願い申し上げます。

〇〇さまの、ますますのご活躍、ご発展に少しでもお役に立てましたら幸いです。

これからもどうぞよろしくお願いいたします。

ＸＸ株式会社　ＸＸ事業部　ＸＸ担当　　○○○○子（フルネーム）
———————————————————————————————————

Eメールは出張の多い有力者へ

では、Eメールはどうでしょうか？

私はあえて、本当に忙しく、全国もしくは世界を飛び回って
活躍しているような有力者に送っていました。

というのも、Ｅメールであれば、時空を超えて、
直接相手に届けることができるからです。

ハガキを企業に送ると、それが届いた後に仕分けされ、
その人のデスクに到着するも、ご本人が出張中などで、
実際目にするのは、数日後、場合によっては一週間以上先になるかもしれません。

端的に、心をこめたメッセージとともに
Ｅメールを送ることを習慣にすることでビジネスが多いに発展します。

Eメールの例文を紹介

Ｅメールの場合も簡潔に書きます。

文も短く、改行をしっかり加え、読みやすくします。

例
—————————————————————————————————
〇〇株式会社
〇〇事業部
〇〇長（役職名）
〇〇　〇〇様

お世話になっております。
先日は、～～の件でお時間をいただきましてどうもありがとうございました。

～～について、ご提案書を作らせていただき、
〇月○日○曜日の○時にお持ちいたしますので、
どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇さまの、ますますのご活躍、ご発展に
少しでもお役に立てましたら幸いです。

これからもどうぞよろしくお願いいたします。

ＸＸ株式会社
ＸＸ事業部
ＸＸ担当
〇〇　〇子（フルネーム）
連絡先
住所
電話番号
ファックス番号
—————————————————————————————————

時代に適したコミュニケーションを

さて、2回に渡ってお伝えしてきたコミュニケーション方法、いかがだったでしょうか？

明日からできることばかりだったので、
あなたも試したくなったのではないでしょうか？

今回は、ハガキとEメールを紹介しましたが、
恐らく、今後はもっと違った形のコミュニケーション方法が登場してくるはずです。

しかし、ハガキを送るという方法は、驚かれた方も多いと思います。

振り返って考えてみると、IT化が進む現代だからこそ、
「手書きのハガキ」というのは、相手により一層好感を持たれた要因となったと感じます。

このように、今当たり前に使っているツールが、
いつの日か受け手を喜ばせるツールに変わっていることも、あるかもしれませんね。

あなたもぜひ、実践してみてください。

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相手の携帯や自宅に電話をかける場合、
つながらず留守番電話にきりかわることがありますよね。

その際、あなたはどうしていますか？

つながらないからブチっと切るか、もしくは、
何かひと言留守番電話にメッセージして切るか。

果たして、どのようなことに気をつけたらいいのでしょうか？

そこで今回は、営業職なら知っておきたい
気の利く留守番電話とEメール活用法というお話をしていきます。

電話対応の多い営業マンの方は、ぜひ参考にしてみてください。

留守番電話で気をつけたい２つのポイント

留守番電話ですが、２つのポイントで気をつけることが重要です。

1. タイミング
2. メッセージの内容

基本的に、1回目の電話をして相手が出なかった場合には、

• 自分の会社名
• 名前
• 用件

をきちんと伝えるメッセージを入れます。

そして、何月何日、何曜日の何時に、
そのメッセージを残したのか、ときちんとメモしておきます。

何度も頻繁に留守番電話を残し続けてしまわないためにです。

また、次にメッセージする日時も注意が必要です。

私は、最初に用件とともに
留守番電話を残したのであれば、最低7日後と決めています。

その際は、1回目の電話をかけたときに
留守番電話にメッセージを入れているので、
何度も同じことを吹き込む必要はありません。

相手は、
「あ～、こないだ言っていた件で、また電話くれたんだな」
と思ってくれるはずです。

7日間に1度、このペースが、相手にも無理なく、
喜ばれる留守番電話のメッセージの残し方でしょう。

Eメールでアポを取るのは失礼？

アポを取る手段は「電話だけである」と考える必要はありません。

結果として、目的を明確にした、
日時を指定したアポイントがきちんと取れることが大切です。

そのための手段として、
以前会ったことのある方、すでに面識のある方に対して、
メールでのアポ取りするのは何ら問題はないでしょう。

あるとき、私のところにこんなメールが来ました。

企業からきた”とある”メール

先日～～～の会で、○○株式会社の△△さまより、ご紹介いただきました
ＸＸＸＸ株式会社の○○○○（フルネーム）と申します。

弊社では「～～～～～」という理念のもと、
～～～～～の事業を行っています。

御社の○○○○をサポートさせていただくことで
ますますのご発展に寄与できるのではないかと思い
メールさせていただきました。

弊社としては双方向で末永いお付き合いを希望しています。
お忙しいところ恐縮ですが、一度お伺いさせてください。

日程につきまして、

３月２２日（木）１４：３０　１６：００　１７：３０
２６日（月）１６：００　１７：３０
２７日（火）１１：００　１４：３０　１６：００　１７：３０

などはご都合いかがでしょうか？

あるいは日程が合わないようであれば上記日程以降でも 調整可能です。
ご希望の日時をお知らせください。

不要なご案内でしたら、お手数をおかけいたしまして
申し訳ありません。

お返事お待ちしております。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
…………………………………………………………………
■○○○○株式会社
○○事業部○○○○
連絡先

メールならではのメリットもある

メールの良いところは、24時間いつでも確認することができますし、
世界中どこにいても、返信したければすぐにできる、ということです。

そして、興味があれば返信で反応すればよいのです。

先述のメールをもらったとき、内容を読み、
それが私にとっては興味のあることだったので、返信し面談にいたりました。

ただし、これは、まったくの新規の方へ、というよりかは、
人からのご紹介などで1度は面談したことのある方に対してのみ行うのが得策でしょう。

3.まとめ：留守番電話とEメールを使い分けよう！

今回は、留守番電話とメールの活用方法についてお話ししてきました。

基本的には、電話は新規顧客へ。
メールは一度以上あったことがある方へ行うのがベターです。

でも、時にどうしたら良いかわからないケースが出てくるかもしれません。

そういった時は、相手の立場に立って考えるようにしましょう。

マナーとは、常に、相手の立場にたって
それが快適であるかどうかを基準に判断すればよいのですから。

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どんなすばらしい商品やサービスがあっても、
アポをとって、きちんと会って、それをプレゼンできなければ、
まったく良さは伝わりません。

つまり、お客様に会うことができなければ「宝の持ちぐされ」なのです。

また、ただ会うだけでは意味ありません。

例えば、「ご挨拶だけでもさせてください」といって
アポを取った場合を考えてみましょう。

この場合は、面談の目的を明確に相手に伝えていませんから、
お客様は、私たちが提案する商品やサービスを見よう・話しを聞こう、
と思って、会ってはいないのです。

そのため、結局ただ会うだけで終わってしまうばかりか、
「え！？プレゼンするつもりだったの！？」と、
相手を不快にすることも起こりかねません。

そこで今回は、このような事態を避けるべく、
初営業スタイルの変化と、今求められているアポ取り方法について、
学んでいただきたいと思います。

まずは、営業スタイルの変化を知る

初対面のお客様には、
「電話やメールでアポイントを取ってから会う」
というのがマナーであり常識です。

しかし、このような営業スタイルになったのはつい最近のことです。

それまでは「飛び込み営業」が主流でした。

では、なぜ飛び込み営業が廃れていったのでしょうか？

前回記事でも紹介してきますが、おさらいがてら確認してみましょう。

飛び込み営業が廃れた理由：その①

まず１つ目、社会情勢の変化です。

日本は、今リストラが完了した時代といわれています。

つまり、企業の中では最少の人数で最大の仕事をこなすようになっています。

よって、社員一人ひとりの仕事の量が以前よりも多いのです。

一人ひとりが朝から夕方まで精一杯働いて、ようやく仕事が終わる、
と言うのもよく耳にします。

ですから、目いっぱい忙しく働く社員に対して、

「近くまで来たのでちょっと寄ってみました。」
「大事な情報を持ってきました」

といったところで、

「今、こんなに忙しいときに・・・、
ちゃんとアポとってから来てください」といわれかねないのです。

飛び込み営業が廃れた理由：その②

２つ目は、飛び込みという手法そのものが、
ひどく人件費が安かった時代の産物だ、ということです。

飛び込みであれば、1時間で訪問できる件数はせいぜい10件でしょう。

でも、電話アポであれば、1時間に25社は
電話をかけて、見込みをさぐることができます。

今、高い人件費を払った人材に飛び込みをさせて、
それで生産性をあげるというのは、無謀なこととなりました。

飛び込み営業が廃れた理由：その③

3つ目は、インターネットの登場です。

かつては、営業マンが企業に情報を運んできたものでした。

そして、「大事な情報をお届けにきました」といって
飛び込み訪問をすることができたのです。

しかし、インターネットの登場で、質・量ともに、
お客様自身で相当情報を得られるようになりました。

つまり、飛び込みでやってくる営業から、
情報を得る必要が無くなってしまったんですね。

現代の営業スタイルは”3つのポイント”がカギ！

さて、このようにして飛び込み営業が廃れていったのですが、
現代の営業スタイルとは、一体どのようなものなのでしょうか？

そして、どういったことが求められているのでしょうか？

私が、このことに気づかされたのは、
あるお客様からのダメ出しがキッカケでした。

お客様のダメ出しから気づいた重要なこと

「今度、ごあいさつがてら、遊びにいってもいいですか？」

特に気にも留めず、いつもの流れでアポを取りました。

すると、お客様はこういったのです。

「遊びにくるんじゃないでしょ。ごあいさつだけでもないでしょ。
本当の目的を伝えて、アポを取るのがマナーなんじゃないか？」と。

その通り！と思いました。

ささいで、あいまいな、ニセモノの目的をかかげて、
それでアポを取り付け、とにかく会う。その後、本当の目的を果たそうとする。

今では、これが嫌われますし、マナー違反となってしまうのですね。

今の営業に求められる”3つのポイント”とは？

では、どうすべきか？

私は、先ほど紹介した営業スタイルの変化も考慮し、

1. 何の目的でいくのか？
2. 相手に伝えたい情報が何に対するものなのか？
3. 自分は相手にどんなメリットがあるのか？

以上の３つポイントを、
電話（もしくはメール）で伝えて、アポをとるようになりました。

つまり、目的を明確にした確実なアポを取るようにしたのです。

このようにすることによって、
訪問してからも、すんなり本題に入ることができました。

また、結果的に、相手の時間を大切にしている、と感じていただき、
好印象を与えることができるようになったのです。

現代の営業に求められているのは、このようなアポだったんですね。

出会う前に信頼関係を築くことができる

いかがでしたでしょうか？

営業のスタイルが変化した時代背景を知ったことで、
いつもと違った観点から学ぶことができたのではないでしょうか？

先ほども紹介しましたが、現代の営業が、
初回アポの段階で求められているのは、目的を明確にした確実なアポです。

あなたも、出会うまでの段階で既に信頼関係を築き、
期待していただけるよう、３つのポイントを意識しておきましょう。

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