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2006年01月12日
私の時間管理術！ＰＣの中のエクセル手帳で「テトリス」な時間管理
ここ数日間、
やるべきことと、
物理的にこなせる仕事の量が
アンバランスになり、
気をもんでいました。。
ＴＯ ＤＯ リストに書いたものが、
残って、次の日にコピーして、
貼り付けられていくのが
なんともつらかったのです。
かつては、人に
「鬼のような時間管理！」と言われた私です。
そこに10分時間があっても、
アポ取りの電話をかけている・・・みたいな。。
が、
今の仕事は、
つくづく時間管理が簡単ではない職種だ
ということがわかってきました。
「長期的に見て、今、絶対に
時間をかけて、やっておかなければならない仕事」、
が
山ほどあり、
（たとえば、インタビュー、そして、その予約、
また研修内容の構築、パワーポイント化や、新しい学び、
人との信頼関係作り、など）
また、その上に、
緊急度の高い仕事が、ガンガンわりこんでくる・・・
しかも、
研修や打ち合わせ、などで、
大きな時間をとられた上で、
それらを巧みに実践していかねばならないのです。。
でも、やっぱり、
どんな運も、縁も、仕事も、
人が運んでくるのですから、
一番大事にしなければならないのは人、です！
大きな時間を、人とのコミュニケーションにあてた上で、
デジタルに効率よく、いろんな仕事もこなしていきます。
まさしく、
時間管理が簡単ではない職種だ、と自分で思います。
でも、今日から、なんだか、
とってもうまく時間をまわせるコツをつかみましたっ！！
シンプルですが、
ＴＯ ＤＯリストを、思いっきり活用してみたのです！
リストの管理は、私は
朝一番がいいと思います。
前夜のうちがいい、という人もいらっしゃるかと思いますが、
朝やる意義は、
自分への今日の「かけ声」、「コミットメント」、
「意識付け」になる、ということです。
朝できたら、忙しくても、20分は時間をとって、
今日1日に、できたらいいなぁ～と思う仕事まで含めて、
全～～～部、書き出します。
とにかく、「これもできたらうれしいなぁ～」、
と思うことまで
欲目で全部、書き出してしまいます。
結構たくさんあります。
行が下までうまってしまうかもしれません。
で、書き出したそれらを、
15分以内の、隙間の時間にできることと、
15分以上の、きちんと時間をとらなければならないこと、
２つに分けます。
どちらかというと、
15分以内にできる仕事の方が、数は多いです。
これを、小さな仕事、って私は呼ぶことにしました。
15分以上の、きちんとした時間をとってやるべき仕事には、
大きな仕事、って名前をつけました。
そして、それをするのに必要な時間を書いてみます。
５０分、とか、1時間半、とか。
で、本日のアポや、打ち合わせ、
インタビューのスケジュールの
あいたところに、
15分以上かかる大きな仕事を、まずうめこんでいきます。
それでも、途中、
5分とか、15分とか、時には、45分とか、
隙間の時間がうまれます。
この隙間の時間に、
15分以内にできる、小さな仕事を、
徹底的に こなすことにしたんです！
ちなみに、
ご存知の方も多いかと思いますが、
私の手帳はＰＣの中です。
エクセルで作ってもらいました。
以前、秘書が、残業しながら
半年かけて開発してくれたものです！
西暦3000年になったって、永遠に使えます！
（そんなに生きてるもんかっ）
2006年8月、とか、入力すると、
そのカレンダーと
予定表が出てくるシステムになっています。
よくある手帳のように、
見開き1面が1日になっています。
左側のページが、ＴＯ ＤＯリストで、
右側のページが、朝6時から夜中12時まで、
30分刻みの
本日のスケジュールです。
で、スケジュールは色分けされてます。
ぱっと見て、今日、今週、
今月
自分が何に多くの時間を使ったのかが
わかるようになっています！
（ちょっと自慢です！この手帳！！）
で、何が言いたいか、というと、
ランダムに書き出した、大きな仕事と、
小さな仕事を
簡単に「切り取り」と、「貼り付け」
で
並べ替え、整理することができるのです。
ＰＣのＴＯ ＤＯリストの上には、
大きな仕事、
その下には、
小さな仕事、を並べることができました。
で、大きな仕事を、1日のスケジュールに組み込んで、
1日がスタートします！
絶対に隙間の時間ができてきます。
でも、そんなときにも
自分が何をやらなければいけないか、が、明確に、
「小さな仕事」として、
ＴＯ ＤＯリストに並んでいるから、
どんどんこなせるんですっ。
やっているうちに、
リストに並んだものに、
どんどんチェックがついて、
消えていくのが
おもしろくて しょうがなくなってきました。
すっごく嫌で、
ずっと後回しにしていた
ある仕事も、
「上から順番ね～！どうせかかる時間は3分だから！」
って感じて、
とにかくこなせました。
やってみれば、何でもありませんでした・・・
それに、タイミングよく、ある人に電話することもできましたっ！
大事なインタビューもきちんと時間とおりできましたっ！
すっきりした頭からは、
新しいアイデアも湧いてきました！
そう！
今日は、
最後に残った40分でできる仕事を
この後やって、終わりです。
これも今晩やらなければ、ずっとできない・・・
でもやれば、たったの40分だから・・・
やらなきゃいけない・・・と思っていたことが、
どんどん効率的にこなせるのは、
とっても嬉しいことなのです。
言ってみれば・・・
まるで、「テトリス」
をやってるみたいでしたっ！
あのゲームは、
本質的な人間の心理を追求して作られた、
って
言われていますよね。
そうなんですっ！
人間って、本当は、
隙間を上手にうめて、消去しながら、
美しく全体を築いていくのが
とっても好きみたいです。。
一番、最近の写真です。
グアムの後なので、ちょっと焼けてますが、まぁ、いいかっ、と。
しばらくは、これをプロフィール写真に使おうか、と。。
投稿者 : 20:48
